RODO i ochrona danych

Warsztaty przechowują w Lessora Auto dane o swoich klientach i ich samochodach. Ta strona podsumowuje, jak Lessora Auto pomaga Warsztatom spełniać wymogi ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Wiążącymi dokumentami są nasza Umowa powierzenia przetwarzania danych i Polityka prywatności.

Kto za co odpowiada

• Twój Warsztat jest administratorem danych, które przechowuje w Lessora Auto: klientów, pojazdów, rezerwacji, zleceń, kosztorysów i akceptacji, zdjęć i podpisów z przyjęcia auta, faktur, płatności, przechowywanych opon i przypomnień. Decyduje, co i w jakim celu zapisuje, i informuje klientów własną klauzulą informacyjną.
• Lessora Auto jest podmiotem przetwarzającym. Przetwarzamy te dane wyłącznie po to, aby świadczyć usługę dla Warsztatu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), którą każdy właściciel akceptuje przy zakładaniu Warsztatu.
• W zakresie naszej strony, rejestracji, rozliczeń i wsparcia jesteśmy administratorem, jak opisano w Polityce prywatności.

Numer rejestracyjny lub VIN jest daną osobową, jeśli można go powiązać z osobą, na przykład z prywatnym właścicielem auta. Lessora Auto traktuje dane pojazdu z taką samą starannością jak dane klienta.

Gdzie są dane

Lessora Auto działa na serwerach w Unii Europejskiej. Firmy, które pomagają nam ją prowadzić, są wymienione w Umowie powierzenia przetwarzania danych wraz z ich zadaniami i miejscem przetwarzania. Informujemy Warsztaty co najmniej 30 dni przed dodaniem nowej.

Jak chronimy dane

• Szyfrowane połączenia (HTTPS z HSTS) i szyfrowane codzienne kopie zapasowe, przechowywane przez 30 dni.
• Dane każdego Warsztatu są oddzielone; jeden Warsztat nigdy nie widzi danych innego.
• Role i uprawnienia w każdym Warsztacie: właściciel, menedżer, recepcja i mechanik widzą to, czego potrzebują do pracy.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla każdego pracownika Warsztatu oraz klucze dostępu (passkeys).
• Linki wysyłane klientom (kosztorys, stan zlecenia, rezerwacja) są długie i losowe i otwierają tylko dane zlecenie lub rezerwację; linki do kosztorysów wygasają.
• Zdjęcia z przyjęcia auta i faktury są przechowywane prywatnie i pokazywane tylko użytkownikom Warsztatu.
• Dziennik zmian dotyczących klientów, ról, ustawień, pieniędzy, faktur, magazynu i akceptacji, przechowywany przez 730 dni.
• Nasi pracownicy wsparcia mogą zalogować się do Warsztatu tylko z podaniem powodu. Każde takie wejście widać w dzienniku zdarzeń Warsztatu.
• Raporty awarii z aplikacji mobilnej są pozbawiane danych osobowych.

Zgody i wiadomości

Przy każdym kliencie Warsztat może zapisać zgody na przypomnienia SMS, przypomnienia e-mail i marketing, wraz ze źródłem każdej zgody. Przypomnienia i inne wiadomości wymagające zgody trafiają tylko do klientów, którzy jej udzielili. Wiadomości dotyczące trwającego zlecenia, takie jak kosztorys do akceptacji czy „auto gotowe do odbioru”, są częścią usługi zamówionej przez klienta.

Narzędzia do obsługi praw osób

Warsztaty mogą odpowiadać na żądania swoich klientów bezpośrednio w Lessora Auto:

• Dostęp i przenoszenie danych: eksport wszystkich danych jednego klienta (jego danych, rezerwacji i powiązanych z nim zapisów) albo całego Warsztatu jako plik ZIP. Linki do pobrania są ważne przez 7 dni.
• Sprostowanie: dane klientów i pojazdów można w każdej chwili poprawić.
• Usunięcie: usunięcie danych klienta. To, kim jest i jak się z nim skontaktować, znika od razu; jego pojazdy, zlecenia i płatności zostają jako anonimowa historia, a wystawione faktury zostają z danymi nabywcy będącego firmą, ale bez danych nabywcy prywatnego. Warsztat zachowuje kopie faktur do celów księgowych, których wymagają przepisy podatkowe.
• Pracownicy mogą pobrać własne dane ze swojego profilu.

Jak długo przechowujemy dane

• Dopóki Warsztat korzysta z Lessora Auto, dane pozostają, dopóki Warsztat ich nie zmieni lub nie usunie. Warsztat decyduje, jak długo przechowuje dane klientów, w granicach własnych obowiązków prawnych (na przykład przechowywania faktur zgodnie z przepisami podatkowymi).
• Wgrane pliki importu usuwamy po 30 dniach. Pliki przesłane do naszego wsparcia w celu migracji danych usuwamy po zakończeniu importu, najpóźniej 30 dni po ich przesłaniu.
• Po usunięciu Warsztatu można go przywrócić przez 30 dni, a potem wszystko jest trwale usuwane, także z kopii zapasowych w ciągu 30 dni.
• Jeśli Warsztat przestanie płacić, przechodzi w tryb tylko do odczytu, a jego dane są usuwane 90 dni później. Właściciel dostaje wcześniej przypomnienia e-mailem i do tego czasu może wyeksportować dane.

Naruszenia ochrony danych

Jeśli naruszenie ochrony danych osobowych dotyczy danych Warsztatu, informujemy Warsztat bez zbędnej zwłoki, a jeśli to możliwe w ciągu 48 godzin, aby mógł dotrzymać własnego 72-godzinnego terminu zgłoszenia do organu nadzorczego.

Pytania

Napisz na [email protected]. Lessora sp. z o.o., ul. Stanisławowska 47, 54-611 Wrocław, Polska.